Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 8 agosto 2026

Questa informativa spiega quali dati personali DocAI tratta, perché e quali scelte hai a disposizione. DocAI legge i documenti che carichi. tramite OCR e IA. E li trasforma in dati strutturati e verificabili. Poiché sei tu a decidere cosa caricare, i tuoi documenti potrebbero contenere dati personali relativi a te o ad altre persone. Ti invitiamo a leggere attentamente le sezioni 4 e 7.

1. Chi siamo

DocAI ("il Servizio") è gestito da SYNAIRO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, Poland ("Noi", "ci"). Agiamo in qualità di titolare del trattamento per i dati personali che trattiamo per gestire il Servizio. Quando carichi documenti, sei tu a deciderne il contenuto; noi trattiamo tale contenuto per fornirti il Servizio. Contatti: privacy@synairo.com. I dettagli completi di registrazione della società (KRS, NIP) sono sulla nostra Note legali pagina.

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati. Le richieste relative alla privacy e alla protezione dei dati possono essere inviate direttamente a privacy@synairo.com.

2. I dati che trattiamo

• Dati dell'account. Il tuo indirizzo e-mail, nome e identificativi di autenticazione, gestiti dal nostro provider di autenticazione Clerk. DocAI non memorizza la tua password.
• Dati di autenticazione e sessione. Token di sessione e cookie utilizzati per mantenere l'accesso attivo e proteggere dal cross-site request forgery.
• Documenti caricati. I file che carichi e tutto ciò che contengono.
• Testo OCR e risultati IA. Il testo letto dai tuoi documenti, i campi estratti, il tipo di documento, i punteggi di affidabilità, i riepiloghi e le eventuali correzioni apportate. Vengono archiviati solo quando salvi un'analisi (vedi sezioni 4 e 6).
• Dati dello spazio di lavoro e del team. Nomi delle organizzazioni, membri, ruoli e registrazioni degli inviti (inclusi gli indirizzi e-mail degli invitati).
• Dati di condivisione. Le tue impostazioni di condivisione e, per le visualizzazioni condivise pubblicamente o esportate, un log di accesso contenente l'indirizzo IP del visualizzatore, il user-agent del browser e l'ora di accesso, utilizzati per proteggere la funzionalità e rilevare abusi.
• Dati di utilizzo. Contatori di analisi, pagine e token per account con timestamp, utilizzati per l'erogazione del servizio, i limiti di utilizzo, la prevenzione degli abusi e. In caso di piano a pagamento. La fatturazione.
• Limitazione anonima delle richieste. Per le pagine apribili senza account, come un link di condivisione che qualcuno ti ha inviato, memorizziamo un hash crittografico troncato derivato dal tuo indirizzo IP e un contatore giornaliero, per limitare la frequenza delle richieste e rilevare abusi. A questo scopo non conserviamo l'indirizzo IP grezzo. Analizzare un documento richiede sempre un account, quindi questo contatore non misura mai l'elaborazione dei documenti.
• Dati API e di automazione. Se utilizzi l'API: un hash della tua chiave API (mai la chiave stessa) e gli eventuali endpoint webhook che registri insieme ai relativi log di consegna.
• Log tecnici. Identificativi delle richieste, timestamp, codici di stato ed eventi di errore. La diagnostica degli errori è configurata per escludere i corpi delle richieste e i cookie, in modo che il contenuto dei tuoi documenti non venga inviato al nostro provider di monitoraggio degli errori.
• Cookie e preferenze. Le tue scelte sui cookie, la lingua e il tema. Per impostazione predefinita sono attivi solo i cookie strettamente necessari (vedi sezione 12).

Non utilizziamo analytics web, pubblicità o tecnologie di tracciamento, e non vendiamo i tuoi dati personali.

3. Basi giuridiche (GDPR)

• Esecuzione di un contratto (Art. 6(1)(b)). Fornire l'analisi richiesta, la gestione dell'account, gli spazi di lavoro, la cronologia salvata e i piani a pagamento.
• Interessi legittimi (Art. 6(1)(f)). Sicurezza del servizio, prevenzione degli abusi, limitazione delle richieste e diagnostica degli errori.
• Consenso (Art. 6(1)(a)). Cookie facoltativi ed eventuali future analisi o comunicazioni di marketing (nessuno dei due è attivo oggi).
• Obblighi legali (Art. 6(1)(c)). Registrazioni contabili e fiscali per i piani a pagamento.

Qualora tu carichi documenti contenenti categorie particolari di dati personali (Art. 9) o dati relativi a condanne penali e reati (Art. 10), sei responsabile di garantire l'esistenza di una base giuridica per tale trattamento. Vedi la sezione 7.

4. I tuoi documenti caricati

• Sei tu a scegliere quali documenti caricare e sei responsabile di avere il diritto di trattarli.
• I documenti caricati possono contenere dati personali, dati aziendali riservati e talvolta dati appartenenti a categorie particolari. Carica solo i documenti che sei autorizzato a trattare.
• Quando salvi un'analisi, archiviamo il risultato e. Se l'archiviazione dei documenti è abilitata. Il file caricato stesso, in modo da poterlo riaprire, condividere ed esportare. I file archiviati vengono rimossi quando elimini il record. Questa non è un'eliminazione immediata dopo l'analisi.
• Puoi eliminare qualsiasi record salvato, o tutti i tuoi documenti salvati, in qualsiasi momento (vedi sezione 11 e la pagina Conservazione dei dati).

5. Elaborazione con IA, OCR e LLM

• L'OCR converte le pagine dei tuoi documenti in testo e layout leggibili da computer, utilizzando un servizio di riconoscimento ottico dei caratteri gestito da noi.
• L'analisi IA invia fino alle prime tre pagine di ogni documento a un provider di IA per estrarre, classificare e validare i campi, produrre un breve riepilogo e individuare il testo sorgente di ogni valore.
• L'output dell'IA può essere errato. I valori estratti sono suggerimenti da rivedere e confermare. Non dati certificati. Il Servizio non adotta decisioni automatizzate che producono effetti giuridici o di rilevanza analoga nei tuoi confronti.
• Il provider di IA è OpenAI (Stati Uniti) o OVH AI Endpoints (Unione europea), secondo la nostra configurazione. Il contenuto dei documenti viene inviato al provider attivo per produrre il risultato. Consulta il nostro elenco dei responsabili del trattamento.
• Non utilizziamo i tuoi documenti o i dati estratti per addestrare modelli di IA. Il contenuto elaborato da un provider di IA di terze parti è disciplinato dalle condizioni di quel provider; consulta la documentazione del provider per le sue pratiche di gestione dei dati e di addestramento.

6. Spazi di lavoro, team e condivisione

• Gli spazi di lavoro ti permettono di collaborare con i colleghi. I ruoli sono: proprietario, amministratore, membro e visualizzatore. I documenti che sposti in uno spazio di lavoro possono essere visualizzati dai membri di quello spazio di lavoro; i documenti che mantieni privati rimangono visibili solo a te.
• Gli inviti vengono inviati a un indirizzo e-mail e hanno una scadenza. Accettare un invito richiede l'accesso con un indirizzo e-mail verificato che corrisponda all'invito.
• I link di condivisione sono temporanei e revocabili. Scegli quali campi condividere e se ciascuno è mostrato per intero, mascherato o nascosto; il filtro è applicato lato server. I link scadono (puoi scegliere da 1 a 365 giorni; default 7) e i link scaduti o revocati smettono di funzionare.
• La scansione dei dati sensibili può segnalare valori probabilmente sensibili (come e-mail, numeri di telefono, numeri di conto/IBAN, codici fiscali o di identificazione nazionale, e date di nascita) prima della condivisione, in modo da poterli oscurare.
• Le condivisioni solo per il team sono riservate ai membri autenticati dello spazio di lavoro e non generano alcun link pubblico.

7. Cosa considerare prima di caricare

DocAI può elaborare molti tipi di documenti, tra cui fatture, ordini di acquisto, documenti di trasporto, ricevute, moduli, contratti, CV/curriculum, estratti conto e documenti d'identità. Alcuni di questi possono contenere dati personali sensibili o appartenenti a categorie particolari. Il Servizio non è specificamente progettato né certificato per dati relativi alla salute, biometrici o appartenenti ad altre categorie particolari (GDPR Art. 9); se elabori tali dati, rimani responsabile della loro liceità. Utilizza gli strumenti di mascheratura e oscuramento dei campi per limitare ciò che viene archiviato nei risultati condivisi.

8. Destinatari e responsabili del trattamento

Condividiamo dati con provider di servizi esclusivamente per gestire il Servizio. Per autenticazione, elaborazione IA/OCR, hosting e archiviazione, monitoraggio degli errori, invio di e-mail e (per i piani a pagamento) pagamenti. L'elenco aggiornato, con il ruolo e la sede di ciascun provider, è sulla nostra Responsabili del trattamento pagina. Potremmo inoltre divulgare dati a consulenti professionisti o autorità pubbliche ove richiesto dalla legge.

9. Trasferimenti internazionali

Alcuni dei nostri provider si trovano al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), in particolare negli Stati Uniti; altri operano nell'UE. Quando i dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE, ci affidiamo a una garanzia appropriata. Una decisione di adeguatezza (come il EU-US Data Privacy Framework, dove il provider è certificato) o Clausole contrattuali standard. I dettagli relativi a un provider specifico sono disponibili su richiesta.

10. Conservazione dei dati

In sintesi: le analisi salvate e gli eventuali file caricati archiviati vengono conservati finché non li elimini. Non è prevista alcuna eliminazione automatica basata sul tempo per impostazione predefinita; lo spazio di archiviazione è invece limitato dal tuo piano. I dati dell'account vengono conservati fino all'eliminazione dell'account. I registri di utilizzo e di fatturazione vengono conservati per il tempo necessario all'integrità della fatturazione e agli obblighi legali. I log tecnici e di sicurezza sono di breve durata. Tutti i dettagli sono sulla Conservazione dei dati pagina.

11. I tuoi diritti

Hai il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare o portare i tuoi dati personali, di opporti al trattamento basato su legittimi interessi e di revocare il consenso in qualsiasi momento. Puoi eliminare singoli record salvati o tutti i tuoi documenti salvati dall'interno dell'app. Per la cancellazione dell'account o qualsiasi altra richiesta, contatta privacy@synairo.com. Puoi inoltre presentare un reclamo alla tua autorità di controllo. In Polonia, il Presidente dell'Ufficio per la protezione dei dati personali (Prezes UODO).

12. Cookie e tecnologie analoghe

Per impostazione predefinita sono attivi solo i cookie strettamente necessari. Per l'autenticazione, la sicurezza della sessione e il salvataggio delle preferenze sui cookie. Memorizziamo anche le tue preferenze di lingua e tema. Le categorie opzionali "analytics" e "marketing" nelle impostazioni dei cookie non sono attualmente attive. nessuna di queste tecnologie è implementata. Puoi rivedere e modificare le tue scelte in qualsiasi momento tramite Impostazioni cookie nel menu.

13. Sicurezza

I dati sono crittografati durante la trasmissione. Il database di produzione è crittografato a riposo dal nostro provider di hosting. Gli oggetti dei documenti archiviati e i relativi metadati sono crittografati a riposo con AES-256-GCM utilizzando chiavi gestite dal nostro provider di archiviazione a oggetti. L'accesso ai dati archiviati è limitato al tuo account e agli spazi di lavoro a cui appartieni; le chiavi API e i link di condivisione o invito vengono archiviati esclusivamente come hash crittografici. Nessun servizio online può garantire una sicurezza assoluta. Ulteriori dettagli sono disponibili nella pagina Sicurezza pagina.

14. Minori

DocAI è destinato all'uso professionale da parte di adulti e non è rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali da minori.

15. Decisione automatizzata

DocAI esegue estrazione e classificazione automatizzate e presenta i risultati per la tua revisione. Non adotta decisioni automatizzate che producono effetti giuridici o di rilevanza analoga nei tuoi confronti ai sensi dell'articolo 22 del GDPR. Un essere umano. Tu. Esamina e decide come utilizzare il risultato.

16. Modifiche

Pubblicheremo eventuali modifiche a questa informativa su questa pagina e aggiorneremo la data riportata sopra. Le modifiche sostanziali verranno annunciate nell'applicazione.