Guida utente

Trasforma fatture, ricevute, contratti, CV e altri documenti aziendali in dati puliti, verificabili e pronti per l'esportazione, con il testo di origine mostrato dietro ogni valore.

Questa guida riguarda l'uso di DocAI nel browser. Vuoi chiamare DocAI da codice? Consulta la documentazione API.

Cosa fa DocAI

Carichi un documento, lo elabori tramite API oppure inoltri un allegato e-mail a DocAI. DocAI lo legge, ne riconosce il tipo ed estrae i campi rilevanti. Numero fattura, totali, righe, nomi, date e altro. Ogni valore è:

• Valutato in base all'affidabilità, così vedi a colpo d'occhio di cosa fidarti
• Tracciabile: il testo esatto da cui proviene è evidenziato nella pagina
• Modificabile: correggi o aggiungi qualsiasi cosa prima di salvare o esportare
• Esportabile in JSON, CSV, Excel o PDF, e condivisibile con un link sicuro

Formati supportati: PDF, PNG, JPG/JPEG, HEIC/HEIF, AVIF, TIFF, BMP, WEBP. I PDF multipagina sono supportati; l'IA legge fino alle prime 3 pagine per l'estrazione dei campi.

Come viene elaborato un documento

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   Ricevi o carica

   Trascina un file qui, usa l'API oppure invia un allegato tramite un provider e-mail configurato.

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   Lettura (OCR)

   La pagina viene scansionata in testo, con la posizione di ogni parola, così i valori possono essere ricollegati alla pagina.

3. 3

   Classificazione

   DocAI rileva il tipo di documento (e la regione) con un punteggio di affidabilità. Puoi correggere entrambi se li conosci con certezza.

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   Estrazione

   L'IA compila i campi per quel tipo. Se l'IA non è disponibile, DocAI ricorre al pattern-matching, così ottieni comunque un risultato.

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   Verifica, approvazione ed esportazione

   Controlla i valori evidenziati, correggi gli errori, completa la revisione e approva i passaggi controllati alla contabilità.

Affidabilità: punteggio e prove

DocAI non ti chiede mai di fidarti ciecamente di un valore.

Prova. Fai clic su un campo per vedere evidenziato nella pagina il frammento da cui proviene. Il PDF annotato scaricato mostra gli stessi riquadri.

Colori di affidabilità. I valori dei campi e i relativi riquadri sono codificati a colori, così lo sguardo va subito su ciò che va controllato:

• Alta (≥ 80%) Molto probabilmente corretto
• Media (≥ 50%) Merita un'occhiata
• Bassa (< 50%) Verificalo prima di affidartene
• Sconosciuta Nessun punteggio disponibile: verifica manualmente

Riquadri grigi tenui nell'anteprima segnano tutto il testo riconosciuto da DocAI, così puoi confermare che nulla è stato tralasciato, non solo i campi individuati.

Tipi di documento supportati

DocAI rileva automaticamente il tipo, oppure puoi sceglierne uno prima dell'analisi. I documenti tipizzati hanno un insieme di campi fisso e noto: i campi chiave sono sempre presenti nel risultato (vuoti se non trovati). I documenti generici non hanno una forma fissa, quindi DocAI restituisce tutti i campi etichettati che trova.

Legenda: Campo chiave (sempre estratto) e Rilevato anche (se presente).

Varianti regionali

Lo stesso tipo di documento può avere dettagli diversi a seconda del paese/regione. DocAI rileva automaticamente la regione (da partite IVA, valuta e terminologia) e aggiunge i campi pertinenti, oppure puoi selezionare tu stesso una regione prima dell'analisi.

Il rilevamento automatico riconosce UE, USA e India per i tipi sopra elencati e applica lo schema regionale corrispondente. Scegliere una regione senza variante utilizza semplicemente il tipo base; non è mai un errore.

Crea il tuo tipo (modelli personalizzati)

Hai un documento che DocAI non modella già di suo. Un referto di laboratorio, un modulo interno, un contratto specifico? In uno spazio di lavoro, crea un tipo personalizzato con esattamente i campi di cui hai bisogno, quindi selezionalo al momento dell'analisi.

• Tipi di campo: testo, numero, data, elenco, tabella (con colonne personalizzate)
• Livelli: contrassegna ogni campo come critico, consigliato o facoltativo, così il controllo di completezza sa cosa conta
• Facoltativamente, estendi un tipo integrato per mantenere tutti i campi di fattura/ordine/ecc. e aggiungerne di tuoi
• Per spazio di lavoro e riutilizzabile: i modelli appartengono allo spazio di lavoro; qualsiasi membro può crearne uno e il creatore (o un amministratore dello spazio) può modificarlo

Lingue

L'interfaccia e l'estrazione di DocAI funzionano in inglese, tedesco, francese, spagnolo, polacco e italiano. I documenti in queste lingue vengono letti ed estratti in modo nativo (etichette come Rechnung, Faktura, Facture vengono riconosciute). Cambia la lingua dell'interfaccia dal menu delle lingue; la scelta viene ricordata.

Verifica e correzione dei risultati

• Modifica qualsiasi valore direttamente sul posto: clicca, scrivi, fatto
• Conferma un campo per contrassegnarlo come verificato
• Aggiungi un campo mancante che l'IA non ha individuato
• Editor delle voci di riga per fatture, ordini e bolle di consegna: aggiungi, rimuovi e modifica righe in una tabella
• Fai clic su un campo per andare al suo testo di origine nella pagina ed evidenziarlo
• Sono le tue modifiche a essere salvate, esportate e condivise, non l'output grezzo dell'IA

Esportazione

Da qualsiasi risultato puoi scaricare:

Condivisione sicura

Devi inviare un risultato a un collega, un cliente o un revisore?

• Link sicuro: crea un link pubblico temporaneo a un risultato salvato
• Scegli esattamente cosa condividere per ogni campo: mostrato per intero, mascherato o nascosto
• La scansione dei dati sensibili segnala email, numeri di telefono, IBAN, codici fiscali, documenti d'identità nazionali e date di nascita prima della condivisione, così nulla trapela per errore
• Scadenza: i link scadono (7 giorni di default, fino a 365) e possono essere revocati istantaneamente. I link scaduti smettono di funzionare
• Link solo per il team: condividi solo con i membri dello spazio di lavoro, senza token pubblico
• Anteprima del PDF oscurato. Se attivata, il passaggio di revisione mostra un'anteprima pagina per pagina di come apparirà esattamente il PDF condiviso, con i campi auto-oscurati già anneriti. Puoi trascinare su qualsiasi pagina per annerire aree aggiuntive; i riquadri disegnati vengono incorporati definitivamente nel file condiviso alla creazione del link

Il filtraggio dei campi avviene sul server, quindi un link pubblico non può mai restituire dati che non hai scelto di condividere.

Elaborazione di più file contemporaneamente

Usa il caricamento in blocco per inserire molti documenti in una volta sola. Vengono elaborati in background e puoi seguire l'avanzamento e raccogliere i risultati per ogni file al termine. Ogni file viene convalidato al caricamento; tutto ciò che non è supportato o supera il limite di dimensione viene segnalato individualmente, così il resto procede comunque.

Acquisizione e-mail e automazione dell'approvazione

DocAI può accettare allegati inoltrati da Postmark, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, Make, n8n o un altro adattatore. DocAI non ospita una casella di posta né analizza direttamente payload e-mail specifici del provider: il provider riceve il messaggio, filtra lo spam, estrae gli allegati e li invia all'API di acquisizione e-mail di DocAI.

1. Crea una chiave API con gli ambiti extract e history in Impostazioni sviluppatore.
2. Configura il provider e-mail o il flusso di automazione con un ID messaggio stabile e uno spazio dei nomi stabile per provider/account.
3. Facoltativamente, includi uno spazio di lavoro affinché gli allegati entrino nella coda di revisione e approvazione di quello spazio.
4. Rivedi i campi incerti, completa la revisione e lascia che un approvatore autorizzato approvi il documento.
5. Usa il webhook firmato document.approved, non document.completed, per avviare una scrittura contabile o un'esportazione.

La consegna dei webhook è durevole e viene ritentata automaticamente. Se un evento durevole non può essere accodato dopo ripetuti tentativi, appare in Impostazioni sviluppatore → Eventi che richiedono attenzione, dove puoi riprodurlo dopo aver corretto la causa.

Per i campi multipart, gli esempi di risposta, la verifica delle firme e la configurazione di Make/n8n, consulta la documentazione API.

Consigli per i risultati migliori

• Carica il PDF originale quando ne hai uno: i PDF basati su testo vengono letti in modo più preciso rispetto alle foto
• Per foto/scansioni: buona illuminazione, pagina intera inquadrata, inclinazione minima
• Scegli tipo/regione se già li conosci: elimina le supposizioni
• Fidati dei colori: il verde si può scorrere velocemente, il rosso/arancione merita un'occhiata
• Usa un tipo personalizzato per i documenti interni ricorrenti per ottenere ogni volta campi coerenti e con nome

Pagine e limite

DocAI misura l'utilizzo in pagine: l'analisi di una pagina di documento consuma una pagina del tuo limite. Ogni nuovo account inizia con 100 pagine gratuite. Un limite iniziale una tantum senza scadenza. I piani a pagamento aggiungono una quota mensile di pagine che si azzera il 1° di ogni mese.

• Ogni pagina elaborata conta una volta: caricamento web, batch, acquisizione e-mail e API usano la stessa tariffa. I tentativi ripetuti del provider non addebitano due volte un allegato già completato.
• Una scansione di sensibilità AI durante la condivisione costa una pagina per documento (mostrata prima di attivarla).
• La visualizzazione, gli esport (JSON, CSV, XLSX), le dashboard e la condivisione senza scansione AI sono gratuiti.
• Quando il saldo raggiunge zero, le analisi vengono rifiutate e viene mostrato un prompt di aggiornamento. Nulla viene eliminato. I risultati salvati rimangono finché non li rimuovi.

Limiti in breve

I limiti di dimensione del caricamento, i limiti dei lotti e le quote mensili dipendono dal tuo piano e dalla configurazione dell'istanza.

Domande frequenti