Guide utilisateur

Transformez factures, tickets de caisse, contrats, CV et autres documents professionnels en données propres, vérifiables et prêtes à exporter. avec le texte source affiché derrière chaque valeur.

Ce guide couvre l'utilisation de DocAI dans le navigateur. Vous souhaitez appeler DocAI depuis du code ? Consultez la documentation de l'API.

Ce que fait DocAI

Vous téléversez un document, le traitez via l’API ou transmettez une pièce jointe d’e-mail à DocAI. DocAI le lit, détermine son type et extrait les champs utiles. Numéro de facture, totaux, lignes, noms, dates, etc. Chaque valeur est :

• Noté selon son indice de confiance, pour voir en un coup d'œil ce qui est fiable
• Traçable. Le texte exact dont elle est issue est surligné sur la page
• Modifiable. Corrigez ou ajoutez ce qu'il faut avant d'enregistrer ou d'exporter
• Exportable en JSON, CSV, Excel ou PDF, et partageable via un lien sécurisé

Formats pris en charge : PDF, PNG, JPG/JPEG, HEIC/HEIF, AVIF, TIFF, BMP, WEBP. Les PDF multipages sont pris en charge ; l'IA lit jusqu'aux 3 premières pages pour l'extraction des champs.

Comment un document est traité

1. 1

   Recevoir ou importer

   Glissez-déposez un fichier, utilisez l'API ou envoyez une pièce jointe via un fournisseur d'e-mails configuré.

2. 2

   Lecture (OCR)

   La page est numérisée en texte, avec la position de chaque mot, afin que les valeurs puissent être associées à la page.

3. 3

   Classification

   DocAI détecte le type de document (et la région) avec un indice de confiance. Vous pouvez modifier l'un ou l'autre si vous le savez mieux.

4. 4

   Extraction

   L'IA remplit les champs correspondant à ce type. Si l'IA est indisponible, DocAI recourt à la reconnaissance de motifs pour vous fournir tout de même un résultat.

5. 5

   Vérifier, approuver et exporter

   Vérifiez les valeurs surlignées, corrigez les erreurs, terminez la révision et approuvez les transmissions comptables contrôlées.

Confiance : indice de confiance et justificatifs

DocAI ne vous demande jamais de faire confiance à une valeur les yeux fermés.

Justificatif. Cliquez sur un champ pour voir surligné, sur la page, l'extrait dont il provient. Le PDF annoté téléchargé affiche les mêmes zones.

Couleurs de confiance. Les valeurs des champs et leurs zones sont codées par couleur, pour que votre regard aille droit vers ce qui doit être vérifié :

• Élevée (≥ 80 %) Très probablement correcte
• Moyenne (≥ 50 %) Mérite un coup d'œil
• Faible (< 50 %) À vérifier avant de vous y fier
• Inconnu Aucun indice de confiance disponible. Vérifiez manuellement.

De légers cadres gris dans l'aperçu signalent tout le texte reconnu par DocAI, afin que vous puissiez confirmer que rien n'a été manqué. Pas seulement les champs identifiés.

Types de documents pris en charge

DocAI détecte automatiquement le type, ou vous pouvez en choisir un avant l'analyse. Les documents typés ont un ensemble de champs fixe et connu. Les champs clés sont toujours présents dans le résultat (vides s'ils ne sont pas trouvés). Les documents généraux n'ont pas de structure fixe, donc DocAI renvoie tous les champs étiquetés qu'il trouve.

Légende ci-dessous : Champ clé (toujours extrait) et Également capturé (si présent).

Variantes régionales

Un même type de document peut comporter des détails différents selon le pays/la région. DocAI détecte automatiquement la région (via les numéros fiscaux, la devise et le vocabulaire) et ajoute les champs pertinents. ou vous pouvez sélectionner vous-même une région avant l'analyse.

La détection automatique reconnaît l'UE, les États-Unis et l'Inde pour les types ci-dessus et applique le schéma régional correspondant. Choisir une région sans variante utilise simplement le type de base ; ce n'est jamais une erreur.

Créer votre propre type (modèles personnalisés)

Vous avez un document que DocAI ne prend pas en charge par défaut (un rapport de laboratoire, un formulaire interne, un contrat spécifique) ? Dans un espace de travail, créez un type personnalisé avec exactement les champs dont vous avez besoin, puis sélectionnez-le lors de l'analyse.

• Types de champs : texte, nombre, date, liste, tableau (avec vos propres colonnes)
• Niveaux : marquez chaque champ comme critique, recommandé ou facultatif afin que le contrôle de complétude sache ce qui compte
• Vous pouvez étendre un type intégré pour conserver tous les champs facture/bon de commande/etc. et ajouter les vôtres
• Par espace de travail et réutilisable : les modèles appartiennent à l'espace de travail ; tout membre peut en créer un, et le créateur (ou un administrateur de l'espace) peut le modifier

Langues

L'interface et l'extraction de DocAI fonctionnent en anglais, allemand, français, espagnol, polonais et italien. Les documents dans ces langues sont lus et extraits nativement (les libellés de champs comme Rechnung, Faktura, Facture sont compris). Changez la langue de l'interface depuis le menu des langues ; votre choix est mémorisé.

Vérifier et corriger les résultats

• Modifiez n'importe quelle valeur directement. Cliquez, saisissez, terminé
• Confirmez un champ pour le marquer comme vérifié
• Ajoutez un champ manquant que l'IA n'a pas identifié
• Éditeur de lignes d'articles pour les factures, bons de commande et bons de livraison. Ajoutez, supprimez et modifiez des lignes dans un tableau
• Cliquez sur un champ pour accéder à son texte source sur la page et le surligner
• Ce sont vos modifications qui sont enregistrées, exportées et partagées. pas la sortie brute de l'IA

Exportation

Depuis n'importe quel résultat, vous pouvez télécharger :

Partager en toute sécurité

Besoin d'envoyer un résultat à un collègue, un client ou un auditeur ?

• Lien sécurisé. Créez un lien public temporaire vers un résultat enregistré
• Choisissez précisément ce qui est partagé pour chaque champ : affiché en entier, masqué ou masqué complètement
• L'analyse des données sensibles signale les e-mails, numéros de téléphone, IBAN, numéros fiscaux, numéros d'identité nationaux et dates de naissance avant le partage, afin qu'aucune fuite accidentelle ne se produise
• Expiration. Les liens expirent (7 jours par défaut, jusqu'à 365) et peuvent être révoqués instantanément. Les liens expirés cessent de fonctionner
• Liens réservés à l'équipe. Partagez uniquement avec les membres de l'espace de travail, sans jeton public
• Aperçu du PDF caviardé. Une fois activé, l'étape de vérification affiche un aperçu page par page de l'apparence exacte du PDF partagé, avec les champs auto-caviardés déjà masqués. Vous pouvez faire glisser sur n'importe quelle page pour masquer des zones supplémentaires ; les zones dessinées sont intégrées définitivement au fichier partagé lors de la création du lien

Le filtrage des champs s'effectue côté serveur, un lien public ne peut donc jamais renvoyer des données que vous n'avez pas choisi de partager.

Traiter plusieurs fichiers à la fois

Utilisez l'importation par lot pour déposer plusieurs documents à la fois. Ils sont traités en arrière-plan, et vous pouvez suivre la progression et récupérer les résultats par fichier une fois terminés. Chaque fichier est validé lors de l'import ; tout ce qui n'est pas pris en charge ou dépasse la taille limite vous est signalé individuellement afin que le reste passe quand même.

Réception d'e-mails et automatisation des approbations

DocAI peut accepter des pièces jointes transférées par Postmark, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, Make, n8n ou un autre adaptateur. DocAI n'héberge pas de boîte aux lettres et n'analyse pas lui-même les charges utiles d'e-mail propres au fournisseur : celui-ci reçoit le message, filtre les spams, extrait les pièces jointes et les envoie à l'API d'ingestion d'e-mails de DocAI.

1. Créez une clé API avec les portées extract et history dans les Paramètres développeur.
2. Configurez le fournisseur d'e-mails ou le flux d'automatisation avec un identifiant de message et un espace de noms fournisseur/compte stables.
3. Incluez éventuellement un espace de travail afin que les pièces jointes rejoignent sa file de révision et d'approbation.
4. Examinez les champs incertains, terminez la révision et laissez un approbateur autorisé approuver le document.
5. Utilisez le webhook signé document.approved (et non document.completed) pour lancer une écriture comptable ou un export.

La livraison des webhooks est durable et réessayée automatiquement. Si un événement durable ne peut pas être mis en file d'attente après plusieurs tentatives, il apparaît sous Paramètres développeur → Événements nécessitant une attention, où vous pouvez le relancer après avoir corrigé la cause.

Pour les champs multipart, les exemples de réponse, la vérification de signature et la configuration de Make/n8n, consultez la documentation de l'API.

Conseils pour de meilleurs résultats

• Téléversez le PDF original lorsque vous en avez un. Les PDF contenant du texte sont lus plus précisément que les photos.
• Pour les photos/scans : bon éclairage, page entière dans le cadre, inclinaison minimale
• Choisissez le type ou la région si vous les connaissez déjà. Cela évite toute approximation.
• Fiez-vous aux couleurs. Le vert peut être survolé, le rouge/orange mérite un examen
• Utilisez un type personnalisé pour les documents internes récurrents afin d'obtenir des champs nommés et cohérents à chaque fois

Pages et quota

DocAI mesure l'usage en pages : l'analyse d'une page de document consomme une page de votre quota. Chaque nouveau compte commence avec 100 pages gratuites. Un quota de départ unique sans expiration. Les plans payants ajoutent un quota mensuel de pages remis à zéro le 1er de chaque mois.

• Chaque page traitée compte une fois. Téléversement web, lot, ingestion d’e-mail et API mesurent au même tarif. Les nouvelles tentatives du fournisseur ne facturent pas deux fois une pièce jointe déjà terminée.
• Un scan de confidentialité IA lors du partage coûte une page par document (affiché avant que vous le déclenchiez).
• La consultation, les exports (JSON, CSV, XLSX), les tableaux de bord et le partage sans scan IA sont gratuits.
• Lorsque votre solde atteint zéro, les analyses sont refusées et vous voyez une invite de mise à niveau. Rien n'est supprimé. Vos résultats enregistrés restent jusqu'à ce que vous les supprimiez.

Limites en un coup d'œil

Les limites de taille d'import, les limites de lot et les quotas mensuels dépendent de votre forfait et de la configuration de l'instance.

FAQ