Guía del usuario

Convierte facturas, recibos, contratos, currículums y otros documentos empresariales en datos limpios, verificables y listos para exportar, con el texto de origen visible detrás de cada valor.

Esta guía trata sobre el uso de DocAI en el navegador. ¿Quieres llamar a DocAI desde código? Consulta la documentación de la API.

Qué hace DocAI

Subes un documento, lo procesas mediante la API o envías un adjunto de correo a DocAI. DocAI lo lee, determina su tipo y extrae los campos importantes: número de factura, totales, líneas, nombres, fechas y más. Cada valor está:

• Puntuado por nivel de confianza, para ver de un vistazo en qué puedes confiar
• Rastreable: el texto exacto del que procede se resalta en la página
• Editable: corrige o añade lo que necesites antes de guardar o exportar
• Exportable a JSON, CSV, Excel o PDF, y compartible mediante un enlace seguro

Formatos admitidos: PDF, PNG, JPG/JPEG, HEIC/HEIF, AVIF, TIFF, BMP, WEBP. Se admiten PDF de varias páginas; la IA lee hasta las primeras 3 páginas para la extracción de campos.

Cómo se procesa un documento

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   Recibe o carga

   Arrastra un archivo, usa la API o envía un adjunto mediante un proveedor de correo configurado.

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   Lectura (OCR)

   La página se convierte en texto junto con la posición de cada palabra, de modo que los valores puedan asociarse con la página.

3. 3

   Clasificación

   DocAI detecta el tipo de documento (y la región) con un nivel de confianza. Puedes anular cualquiera de los dos si lo sabes con certeza.

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   Extracción

   La IA rellena los campos correspondientes a ese tipo. Si la IA no está disponible, DocAI recurre a la coincidencia de patrones para que igualmente obtengas un resultado.

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   Revisar, aprobar y exportar

   Revisa los valores resaltados, corrige los errores, completa la revisión y aprueba las transferencias contables controladas.

Confianza: nivel de confianza y evidencias

DocAI nunca te pide que confíes en un valor a ciegas.

Evidencia. Haz clic en cualquier campo para ver resaltado en la página el fragmento del que procede. El PDF anotado descargado muestra los mismos recuadros.

Colores de confianza. Los valores de los campos y sus recuadros tienen un código de colores para que tu vista vaya directo a lo que hay que revisar:

• Alta (≥ 80 %) Muy probablemente correcto
• Media (≥ 50 %) Merece un vistazo
• Baja (< 50 %) Compruébalo antes de confiar en ello
• Desconocida No hay puntuación disponible. Verifícalo manualmente.

Unos recuadros grises tenues en la vista previa marcan todo el texto que DocAI ha reconocido, para que puedas confirmar que no se ha pasado nada por alto, no solo los campos identificados.

Tipos de documentos admitidos

DocAI detecta automáticamente el tipo, o puedes elegir uno antes de analizar. Los documentos tipados tienen un conjunto de campos fijo y conocido: los campos clave siempre están presentes en el resultado (vacíos si no se encuentran). Los documentos generales no tienen una forma fija, por lo que DocAI devuelve todos los campos etiquetados que encuentre.

Leyenda: Campo clave (siempre extraído) y También capturado (cuando está presente).

Variantes regionales

El mismo tipo de documento puede tener detalles diferentes según el país o la región. DocAI detecta automáticamente la región (a partir de identificadores fiscales, moneda y redacción) y añade los campos correspondientes, o puedes seleccionar tú mismo una región antes de analizar.

La detección automática reconoce la UE, EE. UU. e India para los tipos anteriores y aplica el esquema regional correspondiente. Elegir una región sin variante simplemente usa el tipo base; nunca es un error.

Crea tu propio tipo (plantillas personalizadas)

¿Tienes un documento que DocAI no modela de forma nativa (un informe de laboratorio, un formulario interno o un contrato específico)? En un espacio de trabajo, crea un tipo personalizado con exactamente los campos que necesitas y luego selecciónalo al analizar.

• Tipos de campo: texto, número, fecha, lista, tabla (con tus propias columnas)
• Niveles: marca cada campo como crítico, recomendado u opcional para que la comprobación de completitud sepa qué importa
• Opcionalmente, amplía un tipo integrado para conservar todos los campos de factura/orden de compra/etc. y añadir los tuyos propios
• Por espacio de trabajo y reutilizable: las plantillas pertenecen al espacio de trabajo; cualquier miembro puede crear una, y el creador (o un administrador del espacio) puede editarla

Idiomas

La interfaz y la extracción de DocAI funcionan en inglés, alemán, francés, español, polaco e italiano. Los documentos en estos idiomas se leen y extraen de forma nativa (se entienden etiquetas de campo como Rechnung, Faktura, Facture). Cambia el idioma de la interfaz desde el menú de idiomas; tu elección se recuerda.

Revisar y corregir resultados

• Edita cualquier valor directamente: haz clic, escribe, listo
• Confirma un campo para marcarlo como revisado
• Añade un campo que falte y que la IA no haya detectado
• Editor de líneas de detalle para facturas, órdenes de compra y albaranes de entrega: añade, elimina y edita filas en una tabla
• Haz clic en un campo para ir a su texto de origen en la página y resaltarlo
• Lo que se guarda, exporta y comparte son tus ediciones, no el resultado sin procesar de la IA

Exportación

Desde cualquier resultado puedes descargar:

Compartir de forma segura

¿Necesitas enviar un resultado a un compañero, cliente o auditor?

• Enlace seguro: crea un enlace público temporal a un resultado guardado
• Elige exactamente qué se comparte por campo: mostrado en su totalidad, enmascarado u oculto
• El análisis de datos sensibles señala correos electrónicos, números de teléfono, IBAN, identificadores fiscales, documentos nacionales de identidad y fechas de nacimiento antes de compartir, para que no se filtre nada por accidente
• Caducidad: los enlaces caducan (7 días de forma predeterminada, hasta 365) y pueden revocarse al instante. Los enlaces caducados dejan de funcionar
• Enlaces solo para el equipo: comparte únicamente con miembros del espacio de trabajo, sin token público
• Vista previa del PDF redactado: al activarse, el paso de revisión muestra una vista previa página por página de cómo se verá exactamente el PDF compartido, con los campos autorredactados ya tapados. Puedes arrastrar en cualquier página para tapar áreas adicionales; los recuadros dibujados se incorporan de forma definitiva al archivo compartido al crear el enlace

El filtrado de campos se realiza en el servidor, por lo que un enlace público nunca puede devolver datos que no hayas elegido compartir.

Procesar muchos archivos a la vez

Usa la carga por lotes para incluir muchos documentos a la vez. Se procesan en segundo plano y puedes seguir el progreso y recopilar resultados por archivo cuando terminen. Cada archivo se valida al subirlo; cualquier cosa no admitida o que supere el límite de tamaño se te notifica individualmente para que el resto se procese igualmente.

Ingesta de correo y automatización de aprobaciones

DocAI puede aceptar adjuntos reenviados por Postmark, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, Make, n8n u otro adaptador. DocAI no aloja un buzón ni analiza por sí mismo cargas útiles de correo específicas de cada proveedor: el proveedor recibe el mensaje, filtra el spam, extrae los adjuntos y los envía a la API de ingesta de correo de DocAI.

1. Crea una clave API con los ámbitos extract y history en Configuración para desarrolladores.
2. Configura el proveedor de correo o el flujo de automatización con un ID de mensaje estable y un espacio de nombres estable de proveedor/cuenta.
3. Incluye opcionalmente un espacio de trabajo para que los adjuntos entren en su cola de revisión y aprobación.
4. Revisa los campos inciertos, completa la revisión y deja que un aprobador autorizado apruebe el documento.
5. Usa el webhook firmado document.approved (no document.completed) para iniciar un registro o una exportación contable.

La entrega de webhooks es duradera y se reintenta automáticamente. Si un evento duradero no se puede poner en cola después de varios intentos, aparece en Configuración para desarrolladores → Eventos que requieren atención, donde puedes volver a ejecutarlo después de corregir la causa.

Para campos multipart, ejemplos de respuesta, verificación de firmas y configuración de Make/n8n, consulta la documentación de la API.

Consejos para obtener los mejores resultados

• Sube el PDF original cuando dispongas de él. Los PDF basados en texto se leen con más precisión que las fotos.
• Para fotos/escaneos: buena iluminación, toda la página dentro del encuadre, inclinación mínima
• Elige el tipo o la región si ya lo sabes. Así eliminas las conjeturas.
• Confía en los colores: el verde se puede pasar por alto rápidamente, el rojo/naranja merece una revisión
• Usa un tipo personalizado para documentos internos recurrentes y obtén campos coherentes y con nombre cada vez

Páginas y cuota

DocAI mide el uso en páginas: analizar una página de un documento consume una página de tu cuota. Cada cuenta nueva comienza con 100 páginas gratis. Una cuota inicial única sin caducidad. Los planes de pago añaden una cuota mensual de páginas que se restablece el 1 de cada mes.

• Cada página procesada cuenta una vez. La subida web, los lotes, la ingesta de correo y la API miden con la misma tarifa. Los reintentos del proveedor no cobran dos veces un adjunto ya completado.
• Un análisis de sensibilidad de IA al compartir cuesta una página por documento (se muestra antes de activarlo).
• Visualizar, exportar (JSON, CSV, XLSX), los paneles y compartir sin análisis de IA son gratuitos.
• Cuando tu saldo llega a cero, los análisis se rechazan y aparece un aviso de actualización. Nada se elimina. Tus resultados guardados permanecen hasta que los borres.

Límites de un vistazo

Los límites de tamaño de carga, los límites de lote y las cuotas mensuales dependen de tu plan y de la configuración de la instancia.

Preguntas frecuentes