Benutzerhandbuch

Verwandeln Sie Rechnungen, Belege, Verträge, Lebensläufe und andere Geschäftsdokumente in saubere, prüfbare und exportfertige Daten. Mit dem Quelltext hinter jedem Wert.

Dieses Handbuch behandelt die Nutzung von DocAI im Browser. Möchten Sie DocAI aus Code heraus aufrufen? Siehe die API-Dokumentation.

Was DocAI macht

Sie laden ein Dokument hoch, verarbeiten es über die API oder leiten einen E-Mail-Anhang an DocAI weiter. DocAI liest es, erkennt den Dokumenttyp und extrahiert die relevanten Felder. Rechnungsnummer, Summen, Positionen, Namen, Daten und mehr. Jeder Wert ist:

• Bewertet nach Konfidenz, damit Sie auf einen Blick sehen, was vertrauenswürdig ist
• Nachvollziehbar. Der genaue Ursprungstext wird auf der Seite hervorgehoben
• Bearbeitbar. Korrigieren oder ergänzen Sie alles vor dem Speichern oder Exportieren
• Exportierbar als JSON, CSV, Excel oder PDF und über einen sicheren Link teilbar

Unterstützte Uploads: PDF, PNG, JPG/JPEG, HEIC/HEIF, AVIF, TIFF, BMP, WEBP. Mehrseitige PDFs werden unterstützt; die KI liest für die Felderkennung bis zu den ersten 3 Seiten.

Wie ein Dokument verarbeitet wird

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   Empfangen oder hochladen

   Ziehen Sie eine Datei hinein, verwenden Sie die API oder senden Sie einen Anhang über einen konfigurierten E-Mail-Anbieter.

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   Lesen (OCR)

   Die Seite wird in Text umgewandelt, inklusive der Position jedes Wortes, damit Werte der Seite zugeordnet werden können.

3. 3

   Klassifizieren

   DocAI erkennt den Dokumenttyp (und die Region) mit einem Konfidenzwert. Sie können beides manuell überschreiben, wenn Sie es besser wissen.

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   Extrahieren

   Die KI füllt die Felder für diesen Typ aus. Ist die KI nicht verfügbar, greift DocAI auf Mustererkennung zurück, sodass Sie trotzdem ein Ergebnis erhalten.

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   Prüfen, genehmigen & exportieren

   Prüfen Sie die hervorgehobenen Werte, korrigieren Sie Fehler, schließen Sie die Prüfung ab und genehmigen Sie kontrollierte Übergaben an die Buchhaltung.

Vertrauen: Konfidenz & Belege

DocAI verlangt nie, einem Wert blind zu vertrauen.

Beleg. Klicken Sie auf ein Feld, und der Textausschnitt, aus dem es gelesen wurde, wird auf der Seite hervorgehoben. Der Download des annotierten PDFs zeigt dieselben Markierungen.

Konfidenzfarben. Feldwerte und ihre Markierungen sind farbcodiert, damit Ihr Blick direkt zu dem geht, was geprüft werden muss:

• Hoch (≥ 80 %) Sehr wahrscheinlich korrekt
• Mittel (≥ 50 %) Einen Blick wert
• Niedrig (< 50 %) Vor Verwendung unbedingt prüfen
• Unbekannt Kein Konfidenzwert verfügbar. Manuell prüfen.

Schwach graue Markierungen in der Vorschau kennzeichnen den gesamten von DocAI erkannten Text, damit Sie sehen können, dass nichts übersehen wurde. Nicht nur die zugeordneten Felder.

Unterstützte Dokumenttypen

DocAI erkennt den Typ automatisch, oder Sie wählen vor der Analyse selbst einen aus. Typisierte Dokumente haben einen festen, bekannten Feldsatz. Schlüsselfelder sind im Ergebnis immer vorhanden (leer, wenn nicht gefunden). Allgemeine Dokumente haben keine feste Struktur, daher liefert DocAI alle beschrifteten Felder, die es findet.

Legende: Schlüsselfeld (immer extrahiert) und Zusätzlich erfasst (falls vorhanden).

Regionale Varianten

Derselbe Dokumenttyp kann je nach Land/Region unterschiedliche Details enthalten. DocAI erkennt die Region automatisch (anhand von Steuernummern, Währung und Formulierung) und fügt die relevanten Felder hinzu. Oder Sie wählen die Region selbst vor der Analyse aus.

Die automatische Erkennung erkennt EU, USA und Indien für die oben genannten Typen und wendet das entsprechende regionale Schema an. Die Auswahl einer Region ohne Variante verwendet einfach den Basistyp. Das ist kein Fehler.

Eigenen Typ erstellen (benutzerdefinierte Vorlagen)

Haben Sie ein Dokument, das DocAI nicht standardmäßig modelliert, etwa einen Laborbericht, ein internes Formular oder einen bestimmten Vertrag? Erstellen Sie in einem Arbeitsbereich einen benutzerdefinierten Typ mit genau den benötigten Feldern und wählen Sie ihn bei der Analyse aus.

• Feldtypen: Text, Zahl, Datum, Liste, Tabelle (mit eigenen Spalten)
• Stufen: Markieren Sie jedes Feld als kritisch, empfohlen oder optional, damit die Vollständigkeitsprüfung weiß, was wichtig ist
• Optional einen integrierten Typ erweitern, damit alle Felder von Rechnung/Bestellung usw. erhalten bleiben und Sie eigene hinzufügen können
• Pro Arbeitsbereich & wiederverwendbar: Vorlagen gehören zum Arbeitsbereich; jedes Mitglied kann eine erstellen, und der Ersteller (oder ein Arbeitsbereich-Administrator) kann sie bearbeiten

Sprachen

Die Benutzeroberfläche und Extraktion von DocAI funktionieren auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Polnisch und Italienisch. Dokumente in diesen Sprachen werden nativ gelesen und extrahiert (Feldbezeichnungen wie Rechnung, Faktura, Facture werden erkannt). Wechseln Sie die Oberflächensprache über das Sprachmenü; Ihre Wahl wird gespeichert.

Ergebnisse prüfen & korrigieren

• Jeden Wert direkt bearbeiten. Klicken, tippen, fertig
• Bestätigen Sie ein Feld, um es als geprüft zu markieren
• Ein fehlendes Feld hinzufügen, das die KI nicht gefunden hat
• Positions-Editor für Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine. Zeilen in einer Tabelle hinzufügen, entfernen und bearbeiten
• Klicken Sie auf ein Feld, um zum Quelltext auf der Seite zu springen und ihn hervorzuheben
• Ihre Änderungen werden gespeichert, exportiert und geteilt. Nicht die rohe KI-Ausgabe

Exportieren

Aus jedem Ergebnis können Sie herunterladen:

Sicher teilen

Müssen Sie ein Ergebnis an einen Kollegen, Kunden oder Prüfer senden?

• Sicherer Link. Erstellen Sie einen temporären öffentlichen Link zu einem gespeicherten Ergebnis
• Bestimmen Sie genau, was pro Feld geteilt wird: vollständig angezeigt, maskiert oder verborgen
• Die Sensible-Daten-Prüfung markiert E-Mails, Telefonnummern, IBANs, Steuernummern, nationale Ausweisnummern und Geburtsdaten vor dem Teilen, damit nichts versehentlich durchsickert
• Ablauf. Links laufen ab (standardmäßig 7 Tage, bis zu 365) und können sofort widerrufen werden. Abgelaufene Links funktionieren nicht mehr
• Team-interne Links. Nur mit Mitgliedern des Arbeitsbereichs teilen, ohne öffentliches Token
• Vorschau des geschwärzten PDFs. Bei Aktivierung zeigt der Prüfschritt eine seitenweise Vorschau, wie das geteilte PDF genau aussehen wird, mit bereits geschwärzten automatisch erkannten Feldern. Sie können auf jeder Seite ziehen, um zusätzliche Bereiche zu schwärzen; gezeichnete Markierungen werden beim Erstellen des Links fest in die geteilte Datei übernommen

Die Feldfilterung erfolgt auf dem Server, sodass ein öffentlicher Link niemals Daten zurückgeben kann, die Sie nicht zum Teilen ausgewählt haben.

Viele Dateien auf einmal verarbeiten

Nutzen Sie den Stapel-Upload, um viele Dokumente auf einmal einzufügen. Sie werden im Hintergrund verarbeitet, und Sie können den Fortschritt verfolgen und Ergebnisse pro Datei sammeln, sobald sie fertig sind. Jede Datei wird beim Hochladen geprüft; alles Nicht-Unterstützte oder Überschreiten der Größengrenze wird Ihnen einzeln zurückgemeldet, damit der Rest trotzdem durchgeht.

E-Mail-Eingang und Genehmigungsautomatisierung

DocAI kann Anhänge akzeptieren, die von Postmark, Mailgun, SendGrid, Amazon SES, Make, n8n oder einem anderen Adapter weitergeleitet werden. DocAI hostet kein Postfach und analysiert keine anbieterspezifischen E-Mail-Nutzlasten selbst: Der Anbieter empfängt die Nachricht, filtert Spam, extrahiert die Anhänge und sendet sie an die API für die E-Mail-Erfassung von DocAI.

1. Erstellen Sie in den Entwicklereinstellungen einen API-Schlüssel mit den Bereichen extract und history.
2. Konfigurieren Sie den E-Mail-Anbieter oder Automatisierungsablauf mit einer stabilen Nachrichten-ID und einem stabilen Anbieter-/Kontonamensraum.
3. Fügen Sie optional einen Arbeitsbereich ein, damit Anhänge in dessen Prüf- und Genehmigungswarteschlange gelangen.
4. Prüfen Sie unsichere Felder, schließen Sie die Prüfung ab und lassen Sie das Dokument von einer berechtigten Person genehmigen.
5. Verwenden Sie den signierten Webhook document.approved (nicht document.completed), um eine Buchung oder einen Export zu starten.

Die Webhook-Zustellung ist dauerhaft und wird automatisch wiederholt. Wenn ein dauerhaftes Ereignis nach wiederholten Versuchen nicht in die Warteschlange gestellt werden kann, erscheint es unter Entwicklereinstellungen → Ereignisse, die Aufmerksamkeit erfordern; dort können Sie es nach Behebung der Ursache erneut abspielen.

Informationen zu Multipart-Feldern, Antwortbeispielen, Signaturprüfung sowie der Einrichtung von Make/n8n finden Sie in der API-Dokumentation.

Tipps für die besten Ergebnisse

• Laden Sie das Original-PDF hoch, wenn Sie es haben. Textbasierte PDFs werden genauer gelesen als Fotos.
• Für Fotos/Scans: gute Beleuchtung, die gesamte Seite im Bild, minimale Schräglage
• Wählen Sie Typ und Region, wenn Sie diese bereits kennen. Das vermeidet Rätselraten.
• Vertrauen Sie den Farben. Grün kann überflogen werden, Rot/Orange verdient einen genaueren Blick
• Verwenden Sie einen eigenen Typ für wiederkehrende interne Dokumente, um jedes Mal konsistente, benannte Felder zu erhalten

Seiten & Kontingent

DocAI misst die Nutzung in Seiten: Die Analyse einer Dokumentseite verbraucht eine Seite Ihres Kontingents. Jedes neue Konto startet mit 100 kostenlosen Seiten. Ein einmaliges Startkontingent ohne Ablaufdatum. Bezahlte Pläne fügen ein monatliches Seitenkontingent hinzu, das am 1. jedes Monats zurückgesetzt wird.

• Jede verarbeitete Seite zählt einmal. Web-Upload, Stapelverarbeitung, E-Mail-Aufnahme und API messen mit derselben Rate. Wiederholungen des Providers berechnen einen bereits abgeschlossenen Anhang nicht doppelt.
• Ein KI-Vertraulichkeitsscan beim Teilen kostet eine Seite pro Dokument (wird angezeigt, bevor Sie ihn auslösen).
• Ansehen, Exporte (JSON, CSV, XLSX), Dashboards und Teilen ohne KI-Scan sind kostenlos.
• Wenn Ihr Guthaben null erreicht, werden Analysen abgelehnt und Sie sehen eine Aufforderung zum Upgrade. Nichts wird gelöscht. Ihre gespeicherten Ergebnisse bleiben, bis Sie sie entfernen.

Grenzwerte auf einen Blick

Grenzwerte für Upload-Größe, Stapelverarbeitung und monatliche Kontingente hängen von Ihrem Tarif und der Instanzkonfiguration ab.

Häufige Fragen